Dicas e truques para uma apresentação de sucesso no Power Point

Já se foi o tempo em que uma folha em branco com meia dúzia de palavras podia lançar um produto, defender um conceito ou disseminar uma ideia. Em um mundo onde as pessoas estão cada vez mais ligadas aos estímulos visuais, fazer uma apresentação sem o auxílio dos famosos slides de Power Point é quase certeza de fracasso. Então, a não ser que o orador seja um exímio palestrante e domine perfeitamente as técnicas de  falar em público, prescindir de uma apresentação de slides pode ser uma aposta bastante arriscada.

Por isso, nas últimas duas décadas surgiram empresas especializadas em tornar aquela apresentação simples de Power Point em verdadeiras peças publicitárias. À frente da Boa Apresentações, uma das maiores agências do segmento, Fernando Bacheschi é especialista no tema e atende a algumas das maiores empresas do país, criando apresentações diferenciadas. E foi com ele que conversamos para desvendar alguns segredos de como montar uma apresentação profissional. Acompanhe:

Portal Renata Spallicci – Qual o primeiro passo para uma apresentação de sucesso?

Fernando Bacheschi – O primeiro passo é o planejamento. Você precisa estruturar bem a sua apresentação. E para tanto, a melhor forma é você se utilizar do conceito que deriva do inglês dos quatro Ws e dois H. Ou seja, você deve se perguntar o que você quer apresentar (What), para qual público (Who), com qual objetivo (Why), em que local ou momento (Where), de que forma (How) e com qual custo (How Much). Tendo essa estrutura bem definida, você terá o esqueleto do conteúdo da sua apresentação. O segundo passo é  ter bem em mente qual o público alvo da sua exposição e quanto tempo você terá para realizá-la. Eu sempre sugiro que a apresentação seja estruturada para que, em dez minutos, você possa dar o seu recado. O tempo é cada vez mais escasso e ser conciso é algo muito importante no mundo dos negócios.

PRS – Feito isso, é a hora de partir para o Power Point?

FB – Sim, mas tenha sempre em mente que o Power Point faz slides, quem faz a apresentação é você. Se você não for um designer ou um especialista em trabalhar com Power Point, o segredo é saber que menos é mais. Não invente! A primeira recomendação que sempre dou é: use fundo branco. Normalmente, durante uma apresentação, as luzes do local são diminuídas para salientar a tela. Se você usar o fundo branco, sua apresentação vai se destacar mais e ajudar a manter seu público acordado! (risos).  Utilize uma fonte-padrão, como Verdana, Tahoma ou Arial em preto e tamanho 22.

Em relação ao texto, uma boa apresentação tem somente os tópicos principais e as palavras-chave para conduzir o seu raciocínio. Use frases e mensagens de impacto. Escrever uma cartilha em um slide vai torná-lo desinteressante. Você é o apresentador, e o slide deve funcionar como um guia, uma pauta para conduzir o seu conceito.

PRS – E quanto a imagens. Deve-se usá-las?

FB – Tem que ter bom senso. Se for usar, a sugestão é que você trabalhe sempre com o mesmo estilo de imagem do começo ao final da apresentação. Se for usar fotos em preto e branco,  deverá usar  todas em preto e branco, a não ser que a diferenciação entre a foto colorida e  em preto e branco acrescente algo ao seu conteúdo. Vai usar ilustração? Use-as sempre  com o mesmo estilo. Fuja dos cliparts e figurinhas divertidas.

PRS – E animações?

FB – As animações do Power Point não servem para embelezar ou animar. Elas têm a função de pontuar o seu raciocínio. Por exemplo, se você for citar três itens, é interessante que esses itens entrem um a um. Neste caso, aconselho a animação, pois elas ajudam a alinhar um raciocínio. Mas somente quando ela  adicionar alguma coisa relevante   ao seu conteúdo. Se quiser usar as transições dos slides, também tudo bem, mas opte pelas mais discretas e o mais simples possível.

PRS – E o uso de cores?

FB – Um dos principais aspectos da apresentação é a padronização. Vai usar títulos em azul? Ok, mas use-o em todos os títulos. O que não pode é usar azul em um, amarelo em outro… a não ser que o padrão criado seja o de não ter padrão nas cores. Mas aí acho que já foge do conhecimento de quem não é designer. Portanto,  opte sempre por usar o mínimo de cores.

PRS – Como você mesmo disse, o Power Point é uma parte da apresentação, mas a grande estrela é quem está apresentando. Quais as dicas que você dá para quem vai falar em público?  

FB – O ser humano tem medo de muitas coisas: da morte, de cobra e de falar em público são algumas delas (risos). Por isso, você precisa estar bem preparado. A dica é óbvia, mas é sempre útil: apresente para você mesmo no espelho ou grave o seu ensaio. Quando a gente se observa, percebe vícios de linguagem e de postura que devem ser corrigidos. Fique sempre em pé para fazer sua apresentação e, caso  se sinta inseguro, segure-se no púlpito, por exemplo. Conforme for ficando mais seguro, inicie o gestual com uma mão, depois com as duas, até se sentir confortável para andar um pouco pelo palco.

PRS – A roupa também é importante?   

FB –  Muito! Você deve estar vestido adequadamente para o público ao qual vai  se apresentar e sempre de forma discreta. Fuja de tudo que pode roubar a atenção, como estampas muito chamativas, cores vibrantes. As mulheres devem ter atenção especial para não usar acessórios muito chamativos e devem evitar o salto. Num lugar que provavelmente você não conhece bem, e que, muitas vezes, está mal iluminado, é sempre um risco escorregar e cair. O que não seria nada divertido, não é?  O importante é você chamar atenção pelo projeto que está apresentando e não para você pessoalmente.

PRS – E quando tomar a decisão de fazer uma apresentação em uma agência especializada?  

FB –  Eu costumo dizer para meus clientes que usar uma agência como a Boa, por exemplo, é uma forma de reduzir custos. Imagine quanto custa a hora de um executivo para ele ou ela gastarem horas e horas para fazer algo que eles não dominam. A ideia de que o Power Point é um programa simples é um mito. Ele oferece possibilidades infinitas e, quando um profissional especializado faz a apresentação, o resultado é totalmente diferente. A Boa tem 16 anos de mercado e nunca prospectamos. Nossos vendedores são nossos clientes que, ao usarem nossos serviços, percebem que o custo benefício é extremamente vantajoso. Eu sempre brinco que até hoje não consegui explicar para os meus pais o que eu faço, porque para eles Power Point são aquelas apresentações que a gente recebe por e-mail, cheias de gatinhos lindos (risos). Mas a verdade é que esta ferramenta é uma poderosa arma de vender ideias, desde que seja bem manuseada.

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Rê Spallicci