Escrever bem e com clareza é fundamental no mundo corporativo

Você já parou para pensar o quanto a escrita faz parte do seu dia a dia profissional? E-mails, apresentações e até mesmo mensagens no WhatsApp são hoje ferramentas indispensáveis para quem atua no mercado de trabalho.

Eu mesma resolvo grande parte das minhas questões profissionais por meio de mensagem de texto!

Há algum tempo, um profissional satisfatório precisava ser também um bom orador. Afinal, não eram raros os momentos de reuniões presenciais com a equipe, apresentações para clientes e colaboradores… Mas hoje, apesar de a oratória ainda ter sua importância, o escrever com clareza, concisão e fluidez se tornou essencial! É só pensar quantos e-mails escrevemos diariamente e quantas pessoas impactamos por meio de texto e não da fala, para termos ideia do quanto saber escrever bem é fundamental.

Já conheci profissionais excelentes que, por terem dificuldade de se expressarem ao escrever, perderam oportunidades de crescimento! Assim como já vi a ascensão de pessoas não tão competentes tecnicamente, mas que tinham muita qualidade ao colocarem suas ideias no papel!

Por isso, separei algumas dicas essenciais para você ter  em mente, sempre que precisar se expressar por meio da escrita no trabalho! Confira!

Dicas para escrever bem

Desacelere

Eu também entro em pânico quando a minha caixa de mensagem de e-mails está lotada e há inúmeras mensagens não lidas no WhatsApp. E o sonho é ter tudo zerado o quando antes! Mas isso não significa que devemos responder a todos com rapidez e sem cuidado! E, claro, em alguns casos, escrever  um e-mail rápido faz sentido: quando você está no meio de um longo processo de comunicação com um colega próximo, quando você está enviando um documento para seu chefe e coisas do tipo.

Mas, na maior parte, a comunicação eficaz (e boa escrita) leva tempo. Leva tempo para formular seus pensamentos, descobrir o que você está realmente tentando dizer e escrever sua mensagem de maneira clara. E, finalmente,  o e-mail é isso – uma forma de comunicação. Não é uma tarefa.

Então, da próxima vez que você tiver que escrever um e-mail mais aprofundado para alguém, dê a ele o tempo que merece. Coloque-o na sua agenda, se for necessário. Não estou falando cinco minutos por e-mail. Não é incomum passar mais de 15 minutos em um bom e-mail, especialmente se for minha primeira comunicação com alguém que desejo impressionar. Gaste esse tempo e não se sinta como se estivesse sendo lento ou improdutivo. Sinta simplesmente que você está fazendo certo.

Certifique-se de que tem início, meio e fim

Só porque vivemos em um mundo de 140 caracteres, não significa que seus e-mails devam ser assim. Todo bom texto precisa de uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão.

Você deve pensar em seus e-mails com a mesma estrutura. Cada seção não precisa ser longa, mas especialmente em uma comunicação inicial, ela deve estar lá. Então, o que cada seção deve incluir?

• Introdução

Sempre comece com uma saudação – pode parecer arcaico, mas isso realmente faz diferença. Então, dependendo da natureza de seu relacionamento, o parágrafo de abertura é um ótimo lugar para uma saudação amigável (“Espero que seu dia esteja indo bem!”), um lembrete do contexto de sua conversa (“Foi muito legal conseguir conversar com você na semana passada. ”), ou um prefácio esclarecendo por que você está  escrevendo (“ Eu queria tocar em base sobre… ”).

• Corpo

É aqui que você chega ao cerne do seu e-mail. O mais importante a ser lembrado aqui é fornecer aos destinatários todas as informações necessárias para executar qualquer ação que você esteja solicitando. Isso inclui fornecer informações contextuais, detalhes ou dados necessários e apresentá-los de maneira lógica e coesa. Se o e-mail estiver sendo enviado para transmitir informações ou uma decisão (em vez de pedir um favor), inclua o raciocínio ou a explicação.

• Conclusão

A conclusão dos e-mails deve envolver as etapas de ação. Se você está sugerindo um encontro para um café, proponha uma data e hora. Se você está participando de um projeto, lembre ao seu colega exatamente o que você precisa e para quando. E, se você está apenas dando informações, lembre ao seu contato que ele ou ela é bem-vindo para falar com você sobre qualquer questão. Finalmente, pelo menos no seu e-mail inicial, feche sempre com uma saudação e assinatura completa.

Revise e verifique dados

Depois de terminar de digitar seus e-mails, você não deve simplesmente enviá-los. Sempre os leia,  pelo menos uma vez. Além de verificar erros ortográficos e gramaticais básicos, você também deve verificar grafias de nomes ou eventos aos quais se refere ou datas mencionadas. Endereçar um e-mail “Olá Eliana”, quando deveria ser “Olá Eliane”, pode parecer um detalhe, mas seu contato notará – e as primeiras impressões fazem uma substancial diferença.

Esse também é um bom ponto para pensar sobre o tom do seu e-mail. Está parecendo muito comercial, quando você está apenas tentando ser amigável? Você se entusiasmou com os pontos de exclamação e emoticons à custa do profissionalismo? Tente voltar atrás e pense em como alguém que está lendo o e-mail pela primeira vez reagirá a ele – e o ajuste de acordo. Para e-mails particularmente importantes, também peço a outra pessoa que dê uma lida – um conjunto extra de olhos editoriais nunca fez mal a ninguém.

Adicione um P.S.

Um fato pouco conhecido é que o P.S. (post scriptum) é uma das partes mais lidas de um e-mail. Se você não estiver familiarizado com o termo, P.S. refere-se a uma frase ou parágrafo curto adicionado após o bloco de assinatura. A ideia é que o post scriptum seja uma adição de última hora ao e-mail.

Esta técnica é usada muito em e-mails comerciais, que o incluem como uma chamada extra para ação ou até mesmo como uma oferta especial. Mas adicionar um post scriptum ao seu e-mail profissional pode torná-lo também mais eficaz.

Este e-mail pode ser publicado em uma rede social?

Por fim, antes de clicar em enviar, pense em como você se sentiria se aquele e-mail fosse lido por qualquer pessoa, exceto pela pessoa para quem você está enviando. E se, de alguma forma, ele fosse parar na caixa de entrada do seu chefe? E se for publicado na web? (Ei, isso acontece.) Este é um ótimo teste final para garantir que seus e-mails pareçam respeitosos e profissionais e, em última análise, representem como você quer ser visto por todos.

WhatsApp

Que o WhatApp nasceu como um comunicador instantâneo mais informal todo mundo sabe, mas a verdade é que ele cada vez faz mais parte do nosso dia a dia profissional. Por isso, mesmo tendo característica mais coloquial, tenha também cuidado quando estiver utilizando-o profissionalmente e tente respeitar as mesmas regras que citei sobre os e-mails.

Além disso, a etiqueta digital recomenda:

• Assim como você não ligaria para ninguém às 6 ou às 23 horas, o mesmo pensamento deve seguir para o aplicativo. Mensagens de trabalho fora do horário comercial só em casos extremos.
• Grupos de trabalho são para tratar de temas de trabalho. Uma mensagem descontraída, uma vez ou outra, tudo bem, mas não pode se tornar hábito.
• Tenha paciência ao esperar a resposta de seu interlocutor. Nem sempre ele está disponível para uma resposta imediata.Bom, espero que estas dicas tenham sido úteis para vocês e lembrem-se: não achem que responder um e-mail com calma e tranquilidade seja perda de tempo. Cada vez mais, nossa forma de comunicar por texto reflete quem somos! Por isso, saibam que o seu futuro profissional está em jogo toda  vez que escrevem um e-mail  importante de trabalho.

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Rê Spallicci