Chega de sair tarde do trabalho: aprenda a ser mais produtivo e trabalhe melhor

Quem me vê com tantas atividades – executiva, atleta fitness profissional, palestrante, coaching, blogueira, empreendedora e tudo mais – deve imaginar que minha vida é uma verdadeira loucura e que não tenho tempo para mais nada. Mas a verdade é que para conseguir fazer tantas coisas, a minha rotina não pode ser uma bagunça! Muito pelo contrário. O segredo para fazer  meu tempo render é exatamente a organização e saber ser o mais produtiva possível em cada minuto!

Vivemos em uma época na qual o trabalho nos exige muito em termos de tempo e dedicação. E, por isso, vemos cada vez mais as pessoas chegando mais cedo e saindo mais tarde do trabalho. Mas será que esta é realmente a solução? Ou, ao invés de acrescentarmos quantidade de horas no escritório, deveríamos focar em sermos mais produtivos e acrescentar mais qualidade àquilo que fazemos?

Eu sempre me decidi pela segunda opção e, por isso, consegui achar tempo em minha rotina como executiva para realizar todas as outras atividades de que eu gostaria! Ou seja, se você escolher ser mais produtivo, isso lhe dará a oportunidade de ter mais tempo para gastar como preferir: com a família, dedicando-se a um hobby, aprendendo uma nova língua, enfim, tendo uma vida fora do escritório

Neste artigo, vou orientá-lo com 15 estratégias simples, mas eficazes, para aumentar sua produtividade no trabalho! Vamos lá?

15 estratégias para ser mais produtivo no trabalho

1. Acompanhe e limite o tempo que você está gastando em tarefas.

Você pode achar que é muito bom ao avaliar quanto tempo você está gastando em várias tarefas. No entanto, algumas pesquisas sugerem que apenas 17% das pessoas são capazes de estimar com precisão a passagem do tempo. Uma ferramenta como o Rescue Time pode ajudar, informando-lhe exatamente quanto tempo você gasta nas tarefas diárias, incluindo mídias sociais, e-mail, processamento de texto e aplicativos.

2. Faça pausas regulares.

Parece contraproducente, mas realizar pausas programadas pode realmente ajudar a melhorar a concentração. Algumas pesquisas mostraram que dar breves interrupções durante longas tarefas o ajuda  a manter um nível constante de desempenho; enquanto trabalhar em uma tarefa sem pausas leva a um declínio constante no desempenho.

3. Defina prazos para si mesmo.

Embora geralmente pensemos no estresse como algo ruim, um nível gerenciável de estresse autoimposto pode realmente ser útil em termos de nos dar foco e nos ajudar a atingir nossos objetivos. Para tarefas ou projetos abertos, tente dar-se um prazo e, em seguida, cumpri-lo. Você pode se surpreender, ao descobrir quão concentrado e produtivo você pode ser quando está correndo contra o relógio.

4. Siga a “regra de dois minutos”.

O empresário Steve Olenski recomenda a implementação da “regra de dois minutos” para aproveitar ao máximo as pequenas janelas de tempo que você trabalha. A ideia é esta: se você notar uma tarefa ou ação que sabe que pode ser feita em dois minutos ou menos, faça isso imediatamente. De acordo com Olenski, completar a tarefa naquele momento leva menos tempo do que ter que voltar a ela mais tarde.

5. Diga não às reuniões.

As reuniões são uma das maiores sugadoras de tempo, mas, de alguma forma, continuamos a fazê-las, atendê-las e, inevitavelmente, reclamar sobre elas. De acordo com Atlassian, o trabalhador de escritório médio gasta mais de 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Por isso, antes de programar sua próxima reunião, pergunte-se se não pode realizar os mesmos objetivos ou tarefas por e-mail, telefone ou em uma reunião via web.

6. Prefira reuniões permanentes.

Se você precisa realmente fazer reuniões, há algumas evidências de que as  permanentes são mais eficientes do que as esporádicas. Isso porque todos já estão bem familiarizados com o tema que será tratado, e o foco será mais concentrado em um único tema. Reuniões esporádicas acabam sendo muito abertas, e a tendência é que nela se trate de muitos assuntos, sem levar nenhum ao fim.

7. Não seja da multitarefa.

Esqueça! Nós não somos multitarefa. Os psicólogos descobriram que tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode resultar em perda de tempo e produtividade. Em vez disso, tenha o hábito de se comprometer com uma única tarefa por vez, antes de passar para o próximo projeto.

8. Aproveite bem os tempos livres.

Se surgiu uma folga em sua agenda, ao longo do dia, ao invés de dar aquela olhadinha nas redes sociais, aproveite esse tempo para se organizar para as próximas tarefas do dia ou para adiantar algo em sua agenda.

9. Desista da ilusão da perfeição.

Eu sempre uso a frase: antes feito que perfeito! Aprenda que, na realidade, nada é perfeito. Em vez de perder tempo perseguindo essa ilusão, coloque sua tarefa na melhor das suas habilidades e siga em frente. É melhor completar a tarefa e tirá-la da frente e, se necessário, voltar a ela mais tarde e ajustá-la ou aperfeiçoá-la.

10. Faça pausas de exercícios.

Tire um tempo do seu dia para se exercitar fisicamente. De acordo com um estudo publicado no Journal of Occupational and Environmental Medicine, quebrar o dia de trabalho com uma caminhada ou uma ida à academia ajuda a limpar a cabeça e recuperar o foco.

11. Seja proativo, não reativo.

Não deixe que os e-mails e telefonemas ditem o seu dia de trabalho. Se você fizer isso, estará sempre apagando incêndios e nunca agindo de forma proativa. Reserve um tempo para responder aos e-mails e fazer ligações.

12. Desligue as notificações.

Ninguém pode suportar o fascínio de um e-mail, correio de voz ou notificação de texto. Durante uma parte do dia de trabalho, desligue todas as notificações e crie um tempo para verificar e-mails e mensagens. Isso também o tornará proativo em vez de reativo.

13. Trabalhe em intervalos de 90 minutos.

Pesquisadores da Florida State University descobriram que os artistas de elite (atletas, jogadores de xadrez, músicos, etc.) que trabalham em intervalos não superiores a 90 minutos são mais produtivos do que aqueles que trabalham mais de uma hora e meia. Eles também concluíram  que não conseguimos manter o nosso melhor desempenho por mais de 4,5 horas por dia.

14 . Tenha um ambiente agradável de trabalho.

Pode parecer improvável, mas algumas pesquisas mostram que equipar um escritório com elementos esteticamente agradáveis ​​- como plantas – pode aumentar a produtividade em até 15%. Aperfeiçoe seu espaço de escritório com fotos, velas, flores ou qualquer outro objeto  que o faça se sentir bem!

15. Minimize as interrupções.

Aquela interrupção de um colega no meio de uma tarefa pode parecer ok, mas, até você redirecionar a concentração para o que você estava fazendo, perderá minutos preciosos. Para minimizar as interrupções mantenha a porta fechada em determinadas horas do dia, ou trabalhe em casa em projetos para os quais  precise de mais tempo.

Mais tempo para você.

Com esses quinze hábitos, você certamente ganhará muitas horas em seu dia, entregará suas tarefas no prazo e mostrará para aquele seu colega que acha que ser o último a sair é sinal de comprometimento que, na verdade, ele está é trabalhando errado!

Afinal ser um profissional que veste a camisa da empresa é ótimo, mas você não precisa morar nela e deixar sua vida e família em segundo plano. Até mesmo para as empresas é importante  ter colaboradores com uma boa qualidade de vida fora do ambiente de trabalho, porque pessoas que estão de bem com a vida produzem mais e melhor. Dormir bem, ter uma alimentação balanceada, viver momentos de diversão, praticar esportes,  dedicar-se aos seus hobbies é fundamental para o bom rendimento do seu dia.

Foi agindo assim que consegui organizar  minha vida para conseguir correr atrás dos meus sonhos e fazer o meu dia render muito mais. Lembre-se de que o dia tem 24 horas para todos e o que vai fazer a diferença é a forma como se utilizam essas horas. O tempo é o bem mais precioso que temos, por isso, saber gerenciá-lo é o primeiro passo para uma vida mais feliz e plena.

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Rê Spallicci