Cinco passos para delegar tarefas de forma eficaz

Em minha trajetória profissional, fui aprendendo, com a vivência de diferentes situações, o quanto saber delegar é importante para o nosso crescimento como líder e gestor.

Ao contrário do que muita gente pensa, quanto mais subimos na hierarquia de uma organização, mais necessitamos contar com pessoas em quem confiamos e com quem podemos dividir e delegar responsabilidades.

Pode parecer simples, mas, na prática, nem sempre é assim. Posso afirmar para vocês: delegar é uma arte! E os dados comprovam isso. De acordo com o professor John Hunt, da London Business School, só 30% dos gestores acreditam que delegam bem. E destes, apenas um em cada três é considerado bom delegante por seus subordinados. Ou seja, um em cada dez gerentes realmente sabe como capacitar outras pessoas. Muito pouco, não é verdade?

Em minha visão, há dois problemas cruciais que as pessoas encontram ao delegar. Primeiro, muitos pensam que delegar é perder o controle, quando, na verdade, é exatamente o oposto. Quando você delega uma tarefa para alguém, você não está “delargando” aquela tarefa, muito pelo contrário. Você pode e deve manter pontos de checagem e ter o controle da situação, sem que precise centralizar decisões. Delegar é, acima de tudo, gerenciar.

Outro ponto que observo nas pessoas que têm dificuldade em delegar é querer que o outro faça a atividade exatamente da maneira como você a faria. Somos seres únicos, e cada um de nós tem uma abordagem diferente perante um problema ou uma situação. Delegar é colocar metas e cobrar resultados, mas jamais querer que a pessoa percorra o caminho da mesma maneira que você percorreria.

Eu acredito, meeesmo, que o processo de delegar é uma construção de confiança. Você passa uma atividade para determinada pessoa e ela a entrega de forma satisfatória. Aí você se sente confiante para passar outra e outra e outra tarefa… e assim por diante.

E há ainda outro aspecto  que considero fundamental no processo de delegar:  é saber o que  você pode e deve passar para outra pessoa. Eu sou da opinião que devemos delegar, principalmente, aquelas tarefas em que  não somos muito fortes. Muitas vezes, temos uma grande capacidade criativa, por exemplo, mas somos pouco organizados. Nada melhor do que delegar as atividades de organização para outra pessoa que tenha essa fortaleza entre suas competências e focar naquilo em que você é melhor.

Nos últimos meses, com o acúmulo cada vez maior de atividades que realizo, aprendi o quanto estar cercada de pessoas de confiança e com habilidades que sejam complementares às minhas é fundamental para a minha produtividade. Tenho a convicção de que renomados líderes só realizam grandes feitos se souberem montar e manter uma rede de apoio comprometida e capaz. Esse é um dos segredos do sucesso.

Para finalizar, compartilho com vocês uma lista baseada no livro Work Less, Do More (Trabalhe menos e Faça Mais), de Jan Yager, que lista alguns passos-chave para delegar tarefas de forma eficaz:

1 – Escolha as tarefas que você está disposto a delegar: você deveria usar seu tempo com tarefas mais críticas para o seu negócio, aquelas que só você pode fazer. Então, delegue o que você não é capaz ou o que não tem interesse em fazer. Por exemplo, gestores que não são do tipo “conectados” devem delegar tarefas de mídias sociais, sites, etc.

2 – Escolha a melhor pessoa para delegar: quanto mais conhecer o perfil da sua equipe, melhor conseguirá delegar as tarefas. Isso significa dar o trabalho para as pessoas que se (?) entregam e não para as pessoas que estão menos ocupadas.

3 – Confie em quem vai delegar: Além de autonomia, você tem que dar à pessoa que vai executar a tarefa, a chance de fazer o trabalho do jeito dela. O trabalho deve ser bem feito, mas o seu jeito não é o único certo.

4 – Dê atribuições e instruções claras: a chave está em encontrar o equilíbrio entre explicar tantos detalhes que incomode o ouvinte e não explicar o suficiente para alguém entender o que é esperado. Ao delegar, pense em quando você estava aprendendo e qual seria a melhor forma de algo ser transmitido a você nesta fase.

5 – Defina o deadline e a forma de acompanhamento: estabeleça um prazo específico ao delegar uma tarefa, mas também desenvolva acompanhamentos pontuais. Desta forma, você pode verificar o andamento do processo antes do prazo final, sem perguntas nebulosas como “Como você está fazendo?”.

Se você é um gestor ou gestora e tem medo de delegar, tente seguir os passos acima. Confie: os resultados serão melhores do que você imagina!

Gratidão por ter vocês comigo!

Renata Spallicci

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