Como ser mais produtivo: Os dez maiores ladrões de tempo em sua vida!

Vocês sabem que eu não paro, né? Faço mil coisas ao mesmo tempo: minha rotina como executiva, meus treinos diários, os textos aqui do blog, meu trabalho como coaching, trabalhos sociais, Finalmente Magro…ufa! Mas vou contar um segredinho para vocês: o meu dia tem as mesmas 24 horas de todo mundo! rs.  Sim, eu não tenho uma máquina que consegue alongar o tempo! Não que eu não quisesse, viu?! Qual a fórmula, então? Organização e eliminação dos ladrões do tempo! Sim, este é o segredo de como ser mais produtivo! Acabar com aqueles hábitos que nos tomam tempo e não nos trazem nada de positivo!

Elimine os desperdiçadores de tempo!

Se você descobrir como a maioria de nós desperdiça os momentos limitados e preciosos, poderá repensar alguns de seus hábitos de desperdício de tempo e aprender a ser mais produtivo.

A começar pelo trabalho! Pode reparar, mas a maior parte dos hábitos que fazem com que a gente não saiba como ser mais produtivo no trabalho deriva diretamente do tédio. Sim, porque, quando estamos entediados, encontramos maneiras de ocupar nossa mente de alguma forma, e aí, toca perder tempo! Confira os principais inimigos que nos impedem de sermos mais produtivos

Limite o seu uso da internet

Bom, este inimigo todo mundo conhece, né?  Segundo a pesquisa “2018 Global Digital”, da We Are Social e da Hootsuite, o Brasil está entre os três países do mundo cuja população passa, em média, mais de nove horas do dia navegando na Internet. Segundo outra pesquisa realizada recentemente, cerca de 64% das pessoas indicaram que passam muito tempo navegando em sites não relacionados ao trabalho, todos os dias, enquanto estão no horário da empresa. Que tal, então, limitar o seu uso na internet? E não só no trabalho, em casa também! Você vai ver como sobrará mais tempo em sua vida!

Otimize e-mails e reuniões

Na mesma pesquisa, os participantes também afirmaram que classificar e responder a e-mails de trabalho pode levar até 20% de seu tempo, enquanto 47% dizem que participar de muitas reuniões é que ocupa a maior parte do tempo.

“Mas como resolvo isso? Não posso simplesmente deixar de responder e-mails ou faltar às reuniões na empresa. Então, como ser mais produtivo”, deve estar me perguntando! Simples, fazendo um uso mais racional de ambos! Quer um exemplo? Ao delegar um assunto para alguém de sua equipe, não peça para lhe copiar em todos os e-mails sobre o assunto, mas somente quando você realmente precisar ser acionado. Só isso já vai diminuir, e muito, a quantidade de e-mails em sua caixa de entrada, garanto! Além disso, seja rápido, claro e conciso em seus textos de e-mail, mas tomando o cuidado de passar a mensagem total na primeira vez. Com isso, você não precisará trocar mais uma série de e-mails para explicar aquilo que poderia ter esclarecido logo de início. Se quiser uma ajuda sobre como escrever um e-mail de forma direta e concisa, leia meu artigo Escrever bem e com clareza é fundamental no mundo corporativo.

As reuniões são uma das maiores sugadoras de tempo, mas, de alguma forma, continuamos a fazê-las, atendê-las e, inevitavelmente, reclamar sobre elas. Pesquisas avaliam que o trabalhador de escritório médio gasta mais de 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Por isso, antes de programar sua próxima reunião, pergunte-se se não pode realizar os mesmos objetivos ou tarefas por e-mail, telefone ou em uma reunião via web.

Agora, se você precisa realmente fazer reuniões, há algumas evidências de que as  permanentes são mais eficientes do que as esporádicas. Isso porque todos já estão bem familiarizados com o tema que será tratado, e o foco será mais concentrado em um único tema. Reuniões esporádicas acabam sendo muito abertas, e a tendência é que nela se trate de muitos assuntos, sem levar nenhum ao fim.

Repense seus deslocamentos

De acordo com uma pesquisa da Gallup, o trabalhador médio passa 46 minutos indo e voltando do trabalho. Não é de admirar que as pessoas que vivem mais perto do trabalho tenham substancialmente mais felicidade. A solução mais fácil para isso seria aproximar-se do trabalho, porém, se não for possível, veja se você pode mudar os horários de deslocamento e de trabalho para evitar períodos de pico de tráfego. Muitas empresas permitem o home-office, o que também é uma ótima opção, desde que você não desperdice tempo com outras coisas em casa,  mas, para isso, você pode ler meu artigo com dicas de como ser mais produtivo em home-office. 

Faça o entretenimento algo enriquecedor

Claro que todo mundo curte assistir a uma série, a um programa sobre um assunto que curte, e isso faz parte da nossa cultura contemporânea. Mas precisamos sempre nos perguntar se a televisão não está sugando nosso tempo. Gosta de uma série? Reserve uma horinha para ver um capítulo por dia e não entre nessas maratonas malucas até a madrugada, atrapalhando o seu sono e evitando que seja mais produtivo! Além disso, opte por programas e filmes que possam agregar algo a sua vida cotidiana, além da pura e simples diversão.

Cuidado com as mídias sociais

Mesmo depois de termos nos abastecido de horas de televisão, vêm as benditas redes sociais. Há uma mudança inegável em nossa cultura, e todos nós precisamos de uma vida social on-line… Mas qual o limite? De acordo com a pesquisa “2018 Global Digital”, da We Are Social e da Hootsuite, já citada, o Brasil é um dos dois únicos países onde o tempo diário gasto nas redes sociais supera três horas e meia.

Avalie quanto tempo você gasta nessas plataformas de mídia social e quanto valor ele realmente agrega ao seu dia.

Aproveite todas as brechas de tempo

Vai ter que ficar esperando uma consulta, ou deixou o carro para lavar? Leve algo de útil para fazer nesse tempo de espera e não fique simplesmente navegando a esmo nas redes sociais. Coloque em dia a leitura de um relatório, ou de um livro sobre um assunto que o agrada!

Tenha rotina

Ter rotina e cronograma é um dos principais fatores que nos ajudam a sermos mais produtivos. Quando você define espaços precisos para todas as suas atividades e cumpre à risca aquilo que se propôs a fazer, o tempo acaba sendo mais bem utilizado!

Aprenda a dizer não

É fácil dizer “sim”. Todos queremos ser úteis. Mas que tal dizer “não” em vez disso? Às vezes, por mais que você queira, não pode se dar ao luxo de assumir a tarefa de outra pessoa. Seja claro ao recusar tarefas ou convites e priorize aquilo que é mais importante para você.

Delegue mais

Existe alguma coisa que você está fazendo que possa delegar a outra pessoa? Frequentemente, fazemos coisas que não precisamos por puro hábito ou necessidade de controle, quando, na verdade, outra pessoa também poderia fazê-lo. Desapegue! E você ganhará algum espaço em sua agenda.

Estipule prazos

Dê a si mesmo prazos razoáveis ​​para concluir cada uma de suas tarefas. É fácil perder a noção de quanto tempo você está fazendo alguma atividade e, se não se estipular um prazo, é bem possível que passará mais tempo do que o necessário. Use os limites de tempo para maximizar sua eficiência.

Viu só?  É possível, sim ser mais produtivo, fazer as nossas horas mais eficientes e, desse modo, ter mais tempo para investir em você! A maioria das pessoas trabalha o dia todo, chega em casa, cozinha, passa o tempo com a família, vai para a cama e depois faz tudo de novo – é a famosa roda de hamster. Mas tenho certeza de que, examinando seus hábitos, conseguirá ganhar uma a duas horas por dia para fazer atividades que lhe deem prazer e que o ajudarão a realizar os seus sonhos! Foi agindo assim que aprendi como ser mais produtiva e consegui correr atrás dos meus sonhos… E fazer o meu dia render muito mais. Lembre-se de que o dia tem 24 horas para todos, e o que vai fazer a diferença é a forma como se utilizam essas horas. O tempo é o bem mais precioso que temos, por isso, saber gerenciá-lo é o primeiro passo para uma vida mais feliz e plena.

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Busque seu propósito. Deixe o seu legado.

Rê Spallicci