Como eliminar a burocracia em sua organização

“Sempre fizemos assim” é uma das frases que menos gosto na língua portuguesa.

Ela destrói sonhos, inovação e possibilidades. Sempre que alguém me diz isso, eu respondo com: “Lembra do Blockbuster?” Então, eles não apenas falharam em evoluir; eles deixaram de perguntar a seus clientes o que eles queriam e certamente diziam: “Sempre fizemos assim!”

Quer ver um exemplo simples? Muitos de nós temos vários controles remotos de televisão em casa, com botões que ainda não entendemos bem para que servem. Frequentemente, lutamos para simplesmente ligar nossa TV. Aí vem a Apple e lança um controle remoto de três botões. Entenderam a diferença de abordagem?

Essa é a prática recomendada: começar com o fim em mente e perguntar aos usuários do que realmente precisam. É o princípio básico da empatia compreender os sentimentos e as necessidades dos outros.

Mas o que pode parecer fácil em princípio, ou seja, simplesmente saber do que o nosso cliente precisa, muitas vezes é muito difícil para as organizações, já que os tomadores de decisão estão, em regra, muito distantes dos usuários finais.

E quanto maiores as organizações, mais elas se tornam vítimas de regras, hábitos e práticas padronizadas, sem que ninguém questione sua utilidade.

Martin Lindstrom está incentivando as organizações a reimaginarem como fazer negócios, eliminando a burocracia.

Em seu novo livro, The Ministry of Common Sense, How to Eliminate Bureaucratic Red Tape, Bad Excuses, and Corporate BS, Lindstrom analisa criticamente os seis obstáculos mais frequentes para o fim da burocracia, incluindo:

• Experiência ruim do cliente
• Política
• Tecnologia
• Reuniões e PowerPoints
• Regras, regulamentos e políticas
• Conformidade e aspectos legais

Ao longo do livro, ele conduz o leitor por um programa para identificar e derrubar os maiores culpados pela burocracia. Segundo o método proposto pelo autor, existem etapas que cada indivíduo pode realizar para reduzir os obstáculos burocráticos em seu local de trabalho.

A chave, diz Lindstrom, é focar nas frustrações compartilhadas, conquistas simples e colocar o poder nas mãos de todas as pessoas, não apenas da liderança.

E, para isso, ele recomenda as seguintes etapas:

Tirar fotos

É mais fácil expressar empatia em uma foto do que em um texto. É por isso que o Instagram é tão popular. Tire fotos com seu celular de coisas que simplesmente não fazem sentido e lhe provocam frustração.  

Reúna-se com seus colegas e vejam as fotos uns dos outros. Se você compartilhar isso com outras pessoas, perceberá que várias delas “sofrem” com o mesmo problema. Agora, com o poder de um grupo, vocês podem trabalhar juntos, com uma única visão, para resolver as questões.

Vá para as conquistas simples

Ao decidir qual problema vão focar em resolver, busque um que proporcione uma conquista simples e rápida. Uma meta fácil, mas que renda um impacto significativo. Se o problema for muito complicado ou demorar muito para ser resolvido, a maioria dos funcionários resistirá e o rejeitará.

Dê autonomia

Como líder, confie em seu time e mostre-lhes que eles não precisam de permissão para tudo. Dê-lhes uma estrutura e um orçamento e os deixe trabalhar sem restrições.

Todos devem ter a chance de encontrar soluções

Mostre às pessoas um problema e incentive-as a resolvê-lo. O líder nem sempre deve ter todas as respostas.

Agindo assim, tenho certeza de que você conseguirá eliminar muitas burocracias e, consequentemente, resolver problemas em sua empresa.

Temos que ter sempre em mente que somos humanos e, assim sendo, estamos em constante evolução. É essencial que as organizações tenham espírito empreendedor e permaneçam ágeis, adaptando-se às necessidades a aos comportamentos dos consumidores que mudam cada vez mais rapidamente.

Lembre-se: “Sempre fizemos isso assim” não é mais aceitável.

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Rê Spallicci