Organização é a chave para uma vida produtiva

Trabalhar e liderar uma empresa com mais de 900 colaboradores, treinar todos os dias, cuidar dos meus bichos e da casa, escrever o blog, definir pauta para as matérias do site, cuidar das minhas redes sociais, namorar, cuidar das unhas, tingir o cabelo, comprar comida, fazer reuniões, atender aos fornecedores… Ufa!

As minhas atividades diárias são muitas, e a pergunta que mais ouço em minha vida é: “como você dá conta?”. E a resposta, apesar de o  processo para se chegar a ela ser complexo, é bem simples: organização.

Quanto mais atividades fui acumulando na minha vida e mais responsabilidades assumindo, mais percebi o quanto a organização e gestão do tempo são fundamentais para termos uma vida mais produtiva.

A relatividade do tempo:

Há uma frase do pensador francês Jean de La Bruyère que diz: “Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se da sua brevidade”. E eu venho aprendendo o quanto isso é verdadeiro.

Pessoas que têm poucas atividades e não se programam, acabam tendo menos tempo do que aquelas que têm muito para fazer, mas que seguem uma rotina organizada e bem planejada.

Por isso, eu sou uma heavy user de agendas, planilhas e tiro sempre um tempo da minha semana e do meu dia para me organizar.

Para que a minha rotina funcione, eu tenho por hábito fazer planilhas de todas as atividades que preciso desenvolver. Depois,  defino prioridades, prazos e pactuo responsabilidades e datas de entrega com os envolvidos em cada uma delas.  Formalizo e anoto tudo. E o principal, cumpro rigorosamente aquilo que foi acordado.

Aprendi que um dos sucessos da organização não é somente planejar, mas , principalmente, cumprir! Conheço bastante gente que tem tudo programado, mas não cumpre, e aí, tudo aquilo que foi planificado cai por terra.

E um dos segredos para que tudo funcione é você ter pessoas ao seu redor que respeitem rigorosamente o que foi acordado e, caso isso não aconteça, você tem de aprender a dizer “não”. Se alguém furou um prazo com você, não tente “quebrar o galho” e tentar atender a essa pessoa fora do combinado, pois tal procedimento vai gerar um efeito cascata na sua agenda e, no final, a prejudicada será você. Alguém furou? Repactue prazos e o coloque para o fim da lista. Aquilo era importante para você? Reveja as pessoas com quem você trabalha! Pode parecer duro, mas é essencial para uma vida produtiva que as pessoas com quem você se relaciona tenham respeito pelo seu tempo e suas prioridades.

Para deixar mais didático, tentei organizar, em cinco dicas, algumas noções que aprendi sobre organização. Espero que ajudem vocês!

1. Faça uma análise dos seus hábitos

Você é seu melhor observador. Avalie-se por uma semana de trabalho, estando atento aos seus horários, ao que você gosta de fazer e ao que não gosta e, por isso mesmo, acaba adiando. Perceba quanto tempo você perde com distrações como redes sociais, por exemplo. Contabilize tudo e você vai perceber que, com simples intervenções em sua rotina, será possível ganhar tempo extra para  fazer o que ama.

2. Use a rotina a seu favor

Organização está diretamente relacionada com planejamento. Desenvolva o hábito de criar uma rotina simples que lhe permita desempenhar suas atividades de forma mais assertiva e eficaz. Fazer uma lista das atividades que precisam ser desempenhadas ao longo da semana, rever a agenda antes de assumir novos compromissos e sair com antecedência para evitar atrasos, por exemplo, potencializam seus resultados. Manter uma rotina não tem nada a ver com levar uma vida monótona e repetitiva. Trata-se de seguir uma sequência lógica de atividades que evitem o desperdício de tempo com distrações. Quando você desenvolve um método, suas tarefas são cumpridas de forma mais rápida e eficiente.

3. Tenha em mente os benefícios

Você precisa de mais tempo para fazer o quê? Quando você tem um objetivo específico para o tempo economizado, terá ainda mais disciplina e foco para alcançá-lo. Se você quer tempo extra para fazer um curso ou sair com a família, programe-se para ser mais produtiva, já pensando no tempo necessário para cada uma dessas atividades. Sua motivação, certamente, potencializará seus resultados.

4. Determine o que é urgente e o que é importante

Tudo que é importante e não foi feito dentro do prazo se transforma em urgente. Quando uma tarefa se torna urgente, você tem grandes chances de ficar estressado, deixar de lado outras coisas e criar uma sequência interminável de atropelos. Classifique seus compromissos como facultativo, interessante e importante e comece suas atividades pelos importantes. Dessa forma, o que de fato precisa ser realizado será cumprido, sem que precise se tornar urgente.

5. Planeje sempre

Um ditado popular muito conhecido diz que para quem não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve. Determine seus objetivos e trace um plano de ação e tarefas para alcançá-los e tenha disciplina. Quando você sabe exatamente o que precisa fazer, não corre o risco de se concentrar em coisas irrelevantes e deixar de lado o que de fato importa.

Cada pessoa tem a sua forma de organizar e gerir melhor o seu tempo, e não existe uma única forma certa de  fazer isso. Portanto, descubra a sua maneira! E eu garanto: um dia a dia mais organizado vai lhe proporcionar  uma vida com mais atividades e com mais tempo, inclusive, para você fazer o que gosta e o que lhe dá prazer!

Gratidão por ter vocês comigo!

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De volta e com força total 

Busque seu propósito. Deixe  seu legado.

Rê Spallicci